Policy antiriciclaggio
1. Premessa
La presente Policy Antiriciclaggio definisce i principi generali, l’assetto organizzativo e gli indirizzi adottati dall’Organismo di Mediazione per la prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo nell’ambito delle procedure di mediazione civile e commerciale.
L’Organismo riconosce che la mediazione è uno strumento di composizione delle controversie fondato sulla riservatezza, sull’autonomia delle parti, sull’imparzialità del mediatore e sulla fiducia nel procedimento.
Proprio per tale ragione, l’Organismo ritiene necessario presidiare il corretto utilizzo della procedura, evitando che la mediazione possa essere strumentalizzata per finalità estranee alla composizione del conflitto, quali operazioni simulate, trasferimenti patrimoniali opachi, accordi meramente apparenti o condotte potenzialmente riconducibili a riciclaggio o finanziamento del terrorismo.
La presente Policy non ha natura meramente formale, ma costituisce il documento generale di indirizzo del sistema interno antiriciclaggio dell’Organismo.
Gli aspetti operativi relativi all’adeguata verifica, alla conservazione, alla gestione del sotto-fascicolo AML, alla rilevazione delle anomalie, alla procedura interna SOS, all’autovalutazione del rischio e alla modulistica sono disciplinati da separati documenti interni, allegati o richiamati dalla presente Policy.
2. Fonti normative di riferimento
La presente Policy è adottata in coerenza con la normativa vigente in materia di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo e, in particolare, con il D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231, che disciplina gli obblighi dei soggetti destinatari della normativa antiriciclaggio. Il D.Lgs. 231/2007 prevede, tra l’altro, obblighi di adeguata verifica, conservazione, segnalazione delle operazioni sospette, formazione e adozione di presìdi e procedure proporzionati alla natura e alle dimensioni del soggetto obbligato.
Per quanto riguarda la mediazione civile e commerciale, rileva altresì l’art. 22 del D.Lgs. 28/2010, che raccorda l’attività di mediazione agli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio.
L’Organismo tiene inoltre conto delle Istruzioni UIF per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette, adottate con Provvedimento del 18 dicembre 2025 e applicabili dal 1° luglio 2026, con particolare riferimento alla qualità della collaborazione attiva, alla riservatezza del procedimento segnaletico e alla corretta gestione interna delle anomalie.
La presente Policy è coordinata con la normativa in materia di protezione dei dati personali, con particolare riferimento al Regolamento UE 2016/679, al D.Lgs. 196/2003 come modificato, nonché con le policy privacy e sicurezza adottate dall’Organismo.
3. Finalità della Policy
La presente Policy ha le seguenti finalità:
| Finalità | Contenuto |
|---|---|
| Prevenzione | Evitare che le procedure di mediazione siano utilizzate per finalità elusive, simulatorie, opache o potenzialmente illecite. |
| Organizzazione | Definire l’impianto generale del sistema interno antiriciclaggio dell’Organismo. |
| Proporzionalità | Applicare gli obblighi in modo coerente con la natura, le dimensioni e l’attività concretamente svolta dall’Organismo. |
| Tracciabilità | Assicurare che gli adempimenti rilevanti siano documentati in modo ordinato e verificabile. |
| Riservatezza | Garantire la corretta separazione tra procedimento di mediazione, documentazione AML e eventuale percorso interno SOS. |
| Formazione | Promuovere la consapevolezza dei soggetti coinvolti nella gestione delle procedure. |
| Coordinamento | Integrare gli obblighi antiriciclaggio con la disciplina della mediazione, della privacy e della sicurezza dei dati. |
4. Ambito di applicazione
La presente Policy si applica alle procedure di mediazione civile e commerciale gestite dall’Organismo, siano esse obbligatorie, demandate dal giudice, volontarie o previste da clausola contrattuale.
La Policy si applica, nei limiti delle rispettive funzioni, a:
| Soggetto | Applicazione |
|---|---|
| Organismo di mediazione | In quanto struttura responsabile dell’adozione dei presìdi organizzativi interni. |
| Responsabile dell’Organismo | In quanto soggetto chiamato a sovraintendere all’attuazione del sistema interno. |
| Referente AML | In quanto soggetto incaricato del presidio organizzativo degli adempimenti antiriciclaggio. |
| Referente SOS | In quanto soggetto incaricato della gestione delle comunicazioni interne e dell’eventuale trasmissione delle SOS. |
| Segreteria | In quanto struttura che raccoglie dati, documenti e informazioni nella fase di deposito, adesione e gestione della procedura. |
| Mediatori | In quanto soggetti che, nello svolgimento dell’incarico, possono rilevare elementi di attenzione o anomalie. |
| Collaboratori e personale incaricato | In quanto soggetti che, a vario titolo, trattano dati o documenti relativi alle procedure. |
5. Principi generali
L’Organismo adotta il proprio sistema antiriciclaggio secondo i seguenti principi.
| Principio | Significato |
|---|---|
| Legalità | Gli adempimenti sono svolti nel rispetto della normativa vigente e delle indicazioni delle Autorità competenti. |
| Proporzionalità | Le misure adottate sono adeguate alla natura, alla dimensione e all’attività dell’Organismo. |
| Approccio basato sul rischio | Gli obblighi sono applicati tenendo conto del livello di rischio connesso alle procedure, ai soggetti coinvolti, alla materia e al valore della controversia. |
| Riservatezza | Le informazioni AML e le eventuali valutazioni interne sono trattate con accesso limitato ai soggetti autorizzati. |
| Separazione documentale | La documentazione antiriciclaggio è gestita separatamente o comunque in modo distinto rispetto al fascicolo ordinario di mediazione. |
| Tracciabilità | Le attività rilevanti devono essere documentate in modo chiaro, verificabile e coerente. |
| Non automatismo | La presenza di un’anomalia non determina automaticamente una SOS, ma richiede una valutazione interna riservata e motivata. |
| Minimizzazione dei dati | Sono raccolti e conservati solo i dati necessari all’adempimento degli obblighi AML. |
| Formazione continua | I soggetti coinvolti devono ricevere formazione adeguata e periodica. |
6. Obblighi principali
Gli obblighi antiriciclaggio presidiati dall’Organismo sono ricondotti a quattro aree principali.
| Obbligo | Contenuto essenziale | Documento operativo di riferimento |
|---|---|---|
| Adeguata verifica | Identificazione delle parti, dei rappresentanti, degli eventuali esecutori e, ove necessario, del titolare effettivo. | Procedura operativa AML; modulistica domanda/adesione; modulo titolare effettivo. |
| Conservazione | Conservazione ordinata, sicura e tracciabile dei dati e dei documenti raccolti ai fini antiriciclaggio. | Procedura operativa AML; registro interno AML; regole di conservazione documentale. |
| Segnalazione delle operazioni sospette | Gestione riservata delle anomalie e valutazione dell’eventuale invio della SOS alla UIF. | Procedura interna SOS riservata; modulo comunicazione anomalia; registro riservato SOS. |
| Formazione | Aggiornamento periodico dei soggetti coinvolti sugli obblighi AML e sulle procedure interne. | Piano formativo AML; registro formazione; materiali didattici interni. |
L’approccio basato sul rischio costituisce il metodo trasversale attraverso cui l’Organismo applica tali obblighi.
7. Approccio basato sul rischio
L’Organismo applica gli obblighi antiriciclaggio secondo un approccio basato sul rischio.
La valutazione del rischio costituisce il criterio attraverso cui l’Organismo calibra l’intensità delle misure adottate, tenendo conto della natura delle procedure trattate, del valore delle controversie, dei soggetti coinvolti, dell’eventuale presenza di persone giuridiche o titolari effettivi, della materia oggetto della mediazione e di ogni altro elemento rilevante.
L’Organismo effettua periodicamente un’autovalutazione del rischio della propria attività, secondo metodologia documentata e proporzionata alla propria struttura.
La valutazione del rischio della singola procedura è disciplinata dalla Procedura operativa AML ed è documentata, ove previsto, mediante la Scheda AML della procedura.
8. Riservatezza e separazione documentale
L’Organismo garantisce che la documentazione raccolta ai fini antiriciclaggio sia trattata con modalità idonee a tutelare la riservatezza delle parti, del procedimento di mediazione e dell’eventuale percorso interno di valutazione delle anomalie.
La documentazione AML è gestita in modo separato o comunque distinto rispetto al fascicolo ordinario della mediazione, secondo quanto previsto dalla Procedura operativa AML.
La documentazione relativa a eventuali anomalie, comunicazioni interne o valutazioni SOS è trattata con livello rafforzato di riservatezza ed è accessibile solo ai soggetti autorizzati.
L’Organismo adotta misure organizzative e tecniche idonee a prevenire accessi non autorizzati, comunicazioni indebite o utilizzi non pertinenti dei dati raccolti.
9. Coordinamento con la riservatezza della mediazione e la normativa privacy
L’adempimento degli obblighi antiriciclaggio è svolto nel rispetto della disciplina della mediazione civile e commerciale e dei relativi principi di riservatezza.
La presente Policy mira a garantire un equilibrio tra:
- tutela della riservatezza del procedimento;
- obblighi di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
- protezione dei dati personali;
- collaborazione con le Autorità nei limiti previsti dalla legge;
- tutela del ruolo imparziale del mediatore.
Il mediatore non assume funzioni investigative, ma è tenuto ad applicare le procedure interne dell’Organismo e a comunicare, secondo i canali previsti, eventuali elementi di attenzione o anomalie rilevati nello svolgimento della procedura.
Gli adempimenti antiriciclaggio comportano il trattamento di dati personali relativi alle parti, ai rappresentanti, agli eventuali esecutori, ai titolari effettivi e ad altri soggetti coinvolti nella procedura.
L’Organismo tratta tali dati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e sicurezza: la disciplina di dettaglio sul trattamento dei dati è contenuta nell’informativa privacy.
10. Formazione
L’Organismo promuove la formazione periodica dei soggetti coinvolti nella gestione delle procedure di mediazione.
La formazione riguarda, in particolare:
- quadro normativo antiriciclaggio applicabile alla mediazione;
- obblighi principali;
- adeguata verifica;
- titolare effettivo;
- conservazione documentale;
- approccio basato sul rischio;
- rilevazione delle anomalie;
- procedura interna SOS;
- obblighi di riservatezza;
- rapporti tra AML, mediazione e GDPR;
- comportamento da tenere in caso di accessi, controlli o richieste documentali.
L’Organismo conserva evidenza della formazione svolta mediante registri, attestati, programmi formativi o altra documentazione idonea.
11. Rapporti con Autorità e controlli
In caso di accessi, controlli o richieste documentali da parte delle Autorità competenti, l’Organismo assicura collaborazione nei limiti previsti dalla normativa applicabile.
Ogni richiesta è gestita verificando il soggetto richiedente, il titolo della richiesta, l’oggetto, il periodo di riferimento, la pertinenza dei documenti richiesti, i limiti derivanti dalla riservatezza della mediazione, dalla normativa privacy e dalla riservatezza dell’eventuale percorso SOS.
Le modalità operative di gestione degli accessi e dei controlli sono disciplinate da apposita checklist interna.
Aggiornamento della Policy
La presente Policy è soggetta a revisione periodica e viene aggiornata in caso di:
- modifiche normative;
- nuove istruzioni UIF o indicazioni delle Autorità competenti;
- modifiche organizzative dell’Organismo;
- esiti di controlli interni;
- criticità emerse nella gestione delle procedure;
- aggiornamenti delle policy privacy o sicurezza;
- evoluzione delle tipologie di mediazione trattate.
La revisione della Policy è curata dal Referente AML, d’intesa con il Responsabile dell’Organismo e, ove necessario, con il Referente SOS.
Entrata in vigore
La presente Policy entra in vigore in data 01.07.2026.
Essa è vincolante per l’Organismo, per il personale di segreteria, per i mediatori, per i referenti interni e per tutti i collaboratori coinvolti nella gestione delle procedure di mediazione.
Schema riepilogativo – Policy Antiriciclaggio dell’Organismo
Finalità
Definire principi e modalità organizzative per la gestione degli obblighi AML.
Principi generali
- Approccio basato sul rischio
- Proporzionalità
- Riservatezza
- Centralità del mediatore
Riferimenti normativi
D.Lgs. 231/2007 e D.Lgs. 28/2010
Ambito di applicazione
- Mediatori iscritti
- Personale dell’Organismo
- Collaboratori coinvolti
Modello operativo AML
- Avvio procedura
- Monitoraggio
- Attenzione alla fase di accordo
- Anomalie
- Valutazione del sospetto
- Eventuale SOS alla UIF
SOS e conservazione
- Segnalazione senza ritardo da parte del mediatore
- Supporto del Referente AML
- Divieto di informare le parti
- Corretta conservazione degli atti
Formazione
- Programmi di formazione continua e aggiornamento per tutti i soggetti coinvolti.